-A
+A

5 خطوات لضبط نفقات الموظفين أثناء السفر

Business Echoes website logo
5 خطوات لضبط نفقات الموظفين أثناء السفر

تعدّ المطالبات التي يقدّمها الموظفون إلى الشركات لاسترداد نفقاتهم خلال السفر أو العمل عن بعد ثاني أكبر تكلفة يمكن للشركات التحكّم فيها بعد الرواتب. لذلك من المهم أن يكون لدى الشركات إرشادات واضحة حول سفر الموظفين ونفقاتهم، تجنباً للنفقات غير الضرورية، لا سيما وأن المطالبات الاحتيالية باسترداد النفقات تشكل تهديداً لأية شركة، بل إنها قد تترك عواقب مالية كبيرة في حال حدوث خطأ أو عدم اكتشاف مطالبة غير صحيحة.

وربما لا يفهم بعض الموظفين الإجراءات اللازم اتخاذها لتجنّب النفقات غير المتفقة مع لوائح النظام الداخلي للشركة. وفي المقابل، قد لا يرى موظفون آخرون أية مشكلة في وجود شيء من "المبالغة" في المطالبات باسترداد النفقات. لكن المدفوعات المكرّر صرفها أو المُبالَغ فيها أو الوهمية التي تدفعها الشركات لسداد المطالبات باسترداد النفقات، سوف تتراكَم.

لأجل ذلك، ينبغي للشركات الحرص على وضع الإرشادات المؤسسية المناسبة لإدارة النفقات في مختلف الإدارات والأقسام. وينصح جابرييل أندريري المدير التنفيذي لمنطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا لدى "إس إيه بي كونكر"، الشركات عند وضع السياسات الخاصة بضبط نفقات الموظفين أثناء السفر باتباع النصائح الخمس التالية:

  • 1. تبسيط السياسات وتحديثها باستمرار

يجب أن تبدأ الشركات بوضع سياسة واضحة تحدّد ما يمكن للموظفين المطالبة به وما لا يمكنهم المطالبة به، ويجب وضع القواعد ببساطة، بطريقة يسهُل فهمها ويُتاح لجميع الموظفين الوصول إليها.

ولا بدّ من الحرص على تحديث السياسة بانتظام، فالسياسات سرعان ما تصبح قديمة في ظلّ تغير التشريعات أو التقدّم التقني.

  • 2. تخصيص السياسات بما يحقق العدالة والمرونة

نظرًا لعدم وجود تشابه بين المطالبات باسترداد النفقات، فإن السياسة الجاهزة التي يُزعم بأنها تناسب الجميع ستخلق إزعاجًا، إذ سوف يتعين على بعض الموظفين، مثلًا، البحث لساعات للعثور على فندق أقلّ من الحدّ المسموح به نظرًا لأن السياسة المتبعة في الشركة مأخوذة من منطقة أخرى. لذلك، على الشركات إنشاء سياسات بإصدارات محلية تأخذ في الاعتبار مختلف التكاليف واللوائح التشريعية.

ولا ينبغي أن يكون أي موظف خارج تغطية النفقات إذا كان ينفق بطريقة معقولة، فقليل من المرونة في السياسة مطلوب لاستمرار نجاح الشركة في إدارة هذا المجال، كما أن الموظفين السعداء هم أكثر إنتاجية، ما يزيد من معدل استبقائهم، وهو أحد العناصر الضرورية لنجاح الشركات على المدى الطويل.

  • 3. إشراك الجميع في وضع السياسة

سواء كان الأمر يتعلق بموافقة القيادة العليا أو موافقة المديرين والموظفين، فإن النقاش مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة سيساعد في وضع سياسة مناسبة. وينبغي هنا تحديد المناطق الرمادية والمراجعات التي ستضمن الامتثال للسياسة على امتداد الشركة.

وعندما يتعلق الأمر بسياسات النفقات، فإن الحرص على فهم الموظفين لسبب وجودها سيعني أنهم سيكونون أكثر ميلًا لاتباع السياسة المفروضة.

  • 4. التقنية صديقة للجميع في دعم الامتثال

يمكن للتقنية أن تدعم المديرين من ناحية ضمان الامتثال، فبإمكان حلول الأتمتة الإبلاغ عن المطالبات غير الممتثلة للسياسة، والسماح للموظفين بإبداء ملاحظاتهم، وضمان أن رفض مطالبة ما لن يبدو وكأنه عائد لأسباب شخصية. وتساهم الأتمتة في تحسين جوانب مختلفة من تجربة الموظف وتصل إلى دعم فرق الشؤون المالية لتتبع النفقات والإبلاغ في شأنها بدقة.

فإدارة النفقات لا تقتصر فقط على النظر في الموازنة المالية، إذ تُعدّ الكفاءة والقدرة على التحكّم في التكاليف من الأمور بالغة الأهمية التي تُعين في معرفة المَواطن التي يمكن فيها خفض التكاليف وتعزيز النمو في الأعمال التجارية.

وهنا، لا بدّ من الإشارة إلى أن الإجراءات اليدوية لا تُعتبر فقط طريقة غير فعالة لإدارة نفقات الموظفين ولكنها تمثل صعوبات عندما يتعلق الأمر بالنمو والبقاء في دائرة المنافسة؛ فالإجراءات المؤتمتة التي تقلّل وقت تنفيذ الموظف للمهام الروتينية المتكررة، تتيح قضاء وقت أطول في العمل الاستراتيجي وتحسين الإنتاجية.

  • 5. سرعة السداد

للسداد الفعال لمطالبات استرداد النفقات تأثير كبير في رضا الموظفين ومدى امتثالهم للسياسات.

وقد يكون تقديم المطالبات باسترداد النفقات أمرًا مرهقًا، لا سيما عند سداد مبلغ كبير مقدمًا أو خلال فترات الأعياد التي تزداد الحاجة فيها إلى المال، وقد يزداد هذا الأمر سوءًا عندما يتأخر سداد المبالغ المستحقة.

ولعلّ التحكّم في مطالبات استرداد النفقات أمر معقد، لكن وضع معايير وإجراءات للتحقق يسهّل على الموظفين الامتثال للسياسات ويمكن أن يساعد في تهدئة المشكلات وتبسيط الأمور.

في نهاية المطاف، تجد الشركات أن من المهمّ لها عندما يتعلق الأمر بمطالبات استرداد النفقات تخفيف الخسائر واكتشاف الأخطاء والأنشطة الاحتيالية ومنعها. وما الحرص على وضع المبادئ التوجيهية المناسبة، التي تضمن النفقات المرنة والعادلة، إلاّ الخطوة الأولى في الحفاظ بفاعلية على إدارة النفقات وضمان وضوحها والتحكم فيها.

نذكركم انه بات بإمكانكم متابعة صفحة موقع Business Echoes على إنستغرام من خلال الضغط هنا والتي سيكون محتواها مختلفاً عن المحتوى الذي ننشره على صفحة فايسبوك.

+A
-A
Business Echoes

مقالات مماثلة مقالات مماثلة

3 أشياء تتعلمها أثناء السفر
3 أشياء تتعلمها أثناء السفر
07:30 ص | 2023-05-24

3 أشياء تتعلمها أثناء السفر

4 إجراءات لتجنب التعرض للسرقة أثناء السفر
4 إجراءات لتجنب التعرض للسرقة أثناء السفر
04:10 ص | 2023-05-09

4 إجراءات لتجنب التعرض للسرقة أثناء السفر

4 طرق لتحافظ على نشاطك أثناء السفر
4 طرق لتحافظ على نشاطك أثناء السفر
04:00 ص | 2023-03-14

4 طرق لتحافظ على نشاطك أثناء السفر

ما هو السفر الخفيف؟
ما هو السفر الخفيف؟
06:11 ص | 2025-06-11

ما هو السفر الخفيف؟

Business Echoes

الأكثر قراءة الأكثر قراءة

اليوم
الأسبوع
الشهر
سعر قارورة الغاز تغيّر وأصبح كالآتي
سعر قارورة الغاز تغيّر وأصبح كالآتي
03:18 ص | 2025-07-01

سعر قارورة الغاز تغيّر وأصبح كالآتي

ارتفاع جديد بأسعار المحروقات في لبنان
ارتفاع جديد بأسعار المحروقات في لبنان
02:32 ص | 2025-07-01

ارتفاع جديد بأسعار المحروقات في لبنان

 لاسباب تشغيلية.. إعلام للمسافرين عبر طيران الشرق الأوسط
 لاسباب تشغيلية.. إعلام للمسافرين عبر طيران الشرق الأوسط
منذ 21 ساعة

لاسباب تشغيلية.. إعلام للمسافرين عبر طيران الشرق الأوسط

ارتفاع أسعار الذهب
ارتفاع أسعار الذهب
02:28 ص | 2025-07-01

ارتفاع أسعار الذهب

بيان صادر عن مصرف لبنان
بيان صادر عن مصرف لبنان
04:07 ص | 2025-06-27

بيان صادر عن مصرف لبنان

ارتفاع مستمر بأسعار المحروقات في لبنان.. اليكم الجدول الجديد
ارتفاع مستمر بأسعار المحروقات في لبنان.. اليكم الجدول الجديد
02:01 ص | 2025-06-27

ارتفاع مستمر بأسعار المحروقات في لبنان.. اليكم الجدول الجديد

إعلام من المالية بشأن رواتب جميع العاملين في القطاع العام
إعلام من المالية بشأن رواتب جميع العاملين في القطاع العام
08:00 ص | 2025-06-27

إعلام من المالية بشأن رواتب جميع العاملين في القطاع العام

سعر قارورة الغاز تغيّر وأصبح كالآتي
سعر قارورة الغاز تغيّر وأصبح كالآتي
03:18 ص | 2025-07-01

سعر قارورة الغاز تغيّر وأصبح كالآتي

ماذا تعني الملصقات الصغيرة على الفواكه والخضار؟
ماذا تعني الملصقات الصغيرة على الفواكه والخضار؟
04:30 ص | 2025-06-11

ماذا تعني الملصقات الصغيرة على الفواكه والخضار؟

6 مؤشرات تدل على ضرورة تغيير وظيفتك الحالية
6 مؤشرات تدل على ضرورة تغيير وظيفتك الحالية
05:00 ص | 2025-06-10

6 مؤشرات تدل على ضرورة تغيير وظيفتك الحالية

معلومات يجب أن يعرفها من يريد وظيفة مضيف طيران
معلومات يجب أن يعرفها من يريد وظيفة مضيف طيران
05:29 ص | 2025-06-24

معلومات يجب أن يعرفها من يريد وظيفة مضيف طيران

عبارات يجب ان لا يقولها المدراء عند إقالة الموظفين
عبارات يجب ان لا يقولها المدراء عند إقالة الموظفين
04:41 ص | 2025-06-10

عبارات يجب ان لا يقولها المدراء عند إقالة الموظفين

Business Echoes

اقرأ أيضا في أخبار السياحة والسفر اقرأ أيضا في أخبار السياحة والسفر

 لاسباب تشغيلية.. إعلام للمسافرين عبر طيران الشرق الأوسط
 لاسباب تشغيلية.. إعلام للمسافرين عبر طيران الشرق الأوسط
Travel and Tourism
منذ 21 ساعة

لاسباب تشغيلية.. إعلام للمسافرين عبر طيران الشرق الأوسط

إعلام من الخطوط الجوية القطرية بشأن رحلاتها إلى لبنان
إعلام من الخطوط الجوية القطرية بشأن رحلاتها إلى لبنان
Travel and Tourism
08:08 ص | 2025-06-30

إعلام من الخطوط الجوية القطرية بشأن رحلاتها إلى لبنان

شركة طيران عربية تستأنف رحلاتها إلى بيروت
شركة طيران عربية تستأنف رحلاتها إلى بيروت
Travel and Tourism
03:16 ص | 2025-06-27

شركة طيران عربية تستأنف رحلاتها إلى بيروت

تحقيق يحمّل بوينغ مسؤولية حادث طائرة آلاسكا إيرلاينز
تحقيق يحمّل بوينغ مسؤولية حادث طائرة آلاسكا إيرلاينز
Travel and Tourism
01:20 ص | 2025-06-25

تحقيق يحمّل بوينغ مسؤولية حادث طائرة آلاسكا إيرلاينز

ads
Business Echoes

آخر الأخبار آخر الأخبار

أسعار النفط تتحول للارتفاع
منذ 19 ساعة

أسعار النفط تتحول للارتفاع

أسعار النفط تتحول للارتفاع
منذ 19 ساعة

أسعار النفط تتحول للارتفاع

 لاسباب تشغيلية.. إعلام للمسافرين عبر طيران الشرق الأوسط
منذ 21 ساعة

لاسباب تشغيلية.. إعلام للمسافرين عبر طيران الشرق الأوسط

 لاسباب تشغيلية.. إعلام للمسافرين عبر طيران الشرق الأوسط
منذ 21 ساعة

لاسباب تشغيلية.. إعلام للمسافرين عبر طيران الشرق الأوسط

ارتفاع التضخم في منطقة اليورو
منذ 22 ساعة

ارتفاع التضخم في منطقة اليورو

ارتفاع التضخم في منطقة اليورو
منذ 22 ساعة

ارتفاع التضخم في منطقة اليورو

يستخدم الموقع ملفات تعريف الارتباط لتحسين تجربتك. سنفترض أنك موافق على هذا ، ولكن يمكنك إلغاء الاشتراك إذا كنت ترغب في ذلك.
موافق