-A
+A

5 خطوات لضبط نفقات الموظفين أثناء السفر

Business Echoes website logo
5 خطوات لضبط نفقات الموظفين أثناء السفر

تعدّ المطالبات التي يقدّمها الموظفون إلى الشركات لاسترداد نفقاتهم خلال السفر أو العمل عن بعد ثاني أكبر تكلفة يمكن للشركات التحكّم فيها بعد الرواتب. لذلك من المهم أن يكون لدى الشركات إرشادات واضحة حول سفر الموظفين ونفقاتهم، تجنباً للنفقات غير الضرورية، لا سيما وأن المطالبات الاحتيالية باسترداد النفقات تشكل تهديداً لأية شركة، بل إنها قد تترك عواقب مالية كبيرة في حال حدوث خطأ أو عدم اكتشاف مطالبة غير صحيحة.

وربما لا يفهم بعض الموظفين الإجراءات اللازم اتخاذها لتجنّب النفقات غير المتفقة مع لوائح النظام الداخلي للشركة. وفي المقابل، قد لا يرى موظفون آخرون أية مشكلة في وجود شيء من "المبالغة" في المطالبات باسترداد النفقات. لكن المدفوعات المكرّر صرفها أو المُبالَغ فيها أو الوهمية التي تدفعها الشركات لسداد المطالبات باسترداد النفقات، سوف تتراكَم.

لأجل ذلك، ينبغي للشركات الحرص على وضع الإرشادات المؤسسية المناسبة لإدارة النفقات في مختلف الإدارات والأقسام. وينصح جابرييل أندريري المدير التنفيذي لمنطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا لدى "إس إيه بي كونكر"، الشركات عند وضع السياسات الخاصة بضبط نفقات الموظفين أثناء السفر باتباع النصائح الخمس التالية:

  • 1. تبسيط السياسات وتحديثها باستمرار

يجب أن تبدأ الشركات بوضع سياسة واضحة تحدّد ما يمكن للموظفين المطالبة به وما لا يمكنهم المطالبة به، ويجب وضع القواعد ببساطة، بطريقة يسهُل فهمها ويُتاح لجميع الموظفين الوصول إليها.

ولا بدّ من الحرص على تحديث السياسة بانتظام، فالسياسات سرعان ما تصبح قديمة في ظلّ تغير التشريعات أو التقدّم التقني.

  • 2. تخصيص السياسات بما يحقق العدالة والمرونة

نظرًا لعدم وجود تشابه بين المطالبات باسترداد النفقات، فإن السياسة الجاهزة التي يُزعم بأنها تناسب الجميع ستخلق إزعاجًا، إذ سوف يتعين على بعض الموظفين، مثلًا، البحث لساعات للعثور على فندق أقلّ من الحدّ المسموح به نظرًا لأن السياسة المتبعة في الشركة مأخوذة من منطقة أخرى. لذلك، على الشركات إنشاء سياسات بإصدارات محلية تأخذ في الاعتبار مختلف التكاليف واللوائح التشريعية.

ولا ينبغي أن يكون أي موظف خارج تغطية النفقات إذا كان ينفق بطريقة معقولة، فقليل من المرونة في السياسة مطلوب لاستمرار نجاح الشركة في إدارة هذا المجال، كما أن الموظفين السعداء هم أكثر إنتاجية، ما يزيد من معدل استبقائهم، وهو أحد العناصر الضرورية لنجاح الشركات على المدى الطويل.

  • 3. إشراك الجميع في وضع السياسة

سواء كان الأمر يتعلق بموافقة القيادة العليا أو موافقة المديرين والموظفين، فإن النقاش مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة سيساعد في وضع سياسة مناسبة. وينبغي هنا تحديد المناطق الرمادية والمراجعات التي ستضمن الامتثال للسياسة على امتداد الشركة.

وعندما يتعلق الأمر بسياسات النفقات، فإن الحرص على فهم الموظفين لسبب وجودها سيعني أنهم سيكونون أكثر ميلًا لاتباع السياسة المفروضة.

  • 4. التقنية صديقة للجميع في دعم الامتثال

يمكن للتقنية أن تدعم المديرين من ناحية ضمان الامتثال، فبإمكان حلول الأتمتة الإبلاغ عن المطالبات غير الممتثلة للسياسة، والسماح للموظفين بإبداء ملاحظاتهم، وضمان أن رفض مطالبة ما لن يبدو وكأنه عائد لأسباب شخصية. وتساهم الأتمتة في تحسين جوانب مختلفة من تجربة الموظف وتصل إلى دعم فرق الشؤون المالية لتتبع النفقات والإبلاغ في شأنها بدقة.

فإدارة النفقات لا تقتصر فقط على النظر في الموازنة المالية، إذ تُعدّ الكفاءة والقدرة على التحكّم في التكاليف من الأمور بالغة الأهمية التي تُعين في معرفة المَواطن التي يمكن فيها خفض التكاليف وتعزيز النمو في الأعمال التجارية.

وهنا، لا بدّ من الإشارة إلى أن الإجراءات اليدوية لا تُعتبر فقط طريقة غير فعالة لإدارة نفقات الموظفين ولكنها تمثل صعوبات عندما يتعلق الأمر بالنمو والبقاء في دائرة المنافسة؛ فالإجراءات المؤتمتة التي تقلّل وقت تنفيذ الموظف للمهام الروتينية المتكررة، تتيح قضاء وقت أطول في العمل الاستراتيجي وتحسين الإنتاجية.

  • 5. سرعة السداد

للسداد الفعال لمطالبات استرداد النفقات تأثير كبير في رضا الموظفين ومدى امتثالهم للسياسات.

وقد يكون تقديم المطالبات باسترداد النفقات أمرًا مرهقًا، لا سيما عند سداد مبلغ كبير مقدمًا أو خلال فترات الأعياد التي تزداد الحاجة فيها إلى المال، وقد يزداد هذا الأمر سوءًا عندما يتأخر سداد المبالغ المستحقة.

ولعلّ التحكّم في مطالبات استرداد النفقات أمر معقد، لكن وضع معايير وإجراءات للتحقق يسهّل على الموظفين الامتثال للسياسات ويمكن أن يساعد في تهدئة المشكلات وتبسيط الأمور.

في نهاية المطاف، تجد الشركات أن من المهمّ لها عندما يتعلق الأمر بمطالبات استرداد النفقات تخفيف الخسائر واكتشاف الأخطاء والأنشطة الاحتيالية ومنعها. وما الحرص على وضع المبادئ التوجيهية المناسبة، التي تضمن النفقات المرنة والعادلة، إلاّ الخطوة الأولى في الحفاظ بفاعلية على إدارة النفقات وضمان وضوحها والتحكم فيها.

نذكركم انه بات بإمكانكم متابعة صفحة موقع Business Echoes على إنستغرام من خلال الضغط هنا والتي سيكون محتواها مختلفاً عن المحتوى الذي ننشره على صفحة فايسبوك.

+A
-A
Business Echoes

مقالات مماثلة مقالات مماثلة

3 خطوات لتحقيق الاستقرار المالي بعد التقاعد المبكر
3 خطوات لتحقيق الاستقرار المالي بعد التقاعد المبكر
09:02 ص | 2024-02-28

3 خطوات لتحقيق الاستقرار المالي بعد التقاعد المبكر

أبرز وجهات السفر عبر مطار دبي في 2023
أبرز وجهات السفر عبر مطار دبي في 2023
05:20 ص | 2024-02-19

أبرز وجهات السفر عبر مطار دبي في 2023

5 أمور لا يجب القيام بها أثناء ارتداء نظارة آبل الجديدة
5 أمور لا يجب القيام بها أثناء ارتداء نظارة آبل الجديدة
08:59 ص | 2024-02-08

5 أمور لا يجب القيام بها أثناء ارتداء نظارة آبل الجديدة

ممارسات تدفع الموظفين لترك العمل
ممارسات تدفع الموظفين لترك العمل
12:35 م | 2024-02-07

ممارسات تدفع الموظفين لترك العمل

Business Echoes

الأكثر قراءة الأكثر قراءة

اليوم
الأسبوع
الشهر
لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟
لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟
منذ 16 ساعة

لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟

بيان جديد لشركة ألفا
بيان جديد لشركة ألفا
15:34 م | 2024-03-27

بيان جديد لشركة ألفا

السعر العادل لتعرفة المولدات في آذار
السعر العادل لتعرفة المولدات في آذار
منذ 16 ساعة

السعر العادل لتعرفة المولدات في آذار

سعر صرف الدولار في السوق السوداء في 28 آذار
سعر صرف الدولار في السوق السوداء في 28 آذار
منذ 16 ساعة

سعر صرف الدولار في السوق السوداء في 28 آذار

لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟
لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟
منذ 16 ساعة

لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟

إعفاء من تسديد رسم.. قرار جديد لوزارة المالية
إعفاء من تسديد رسم.. قرار جديد لوزارة المالية
08:31 ص | 2024-03-26

إعفاء من تسديد رسم.. قرار جديد لوزارة المالية

اعلام لحاملي خطوط ألفا
اعلام لحاملي خطوط ألفا
06:24 ص | 2024-03-27

اعلام لحاملي خطوط ألفا

بيان جديد لشركة ألفا
بيان جديد لشركة ألفا
15:34 م | 2024-03-27

بيان جديد لشركة ألفا

5 أغلاط عليكم تجنبها عند شراء هاتف
5 أغلاط عليكم تجنبها عند شراء هاتف
05:00 ص | 2024-03-18

5 أغلاط عليكم تجنبها عند شراء هاتف

لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟
لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟
منذ 16 ساعة

لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟

المقاعد الأكثر ازعاجاً في الطائرة
المقاعد الأكثر ازعاجاً في الطائرة
09:30 ص | 2024-03-18

المقاعد الأكثر ازعاجاً في الطائرة

بعض الاطعمة التي تنعش الدماغ وتجعلك أكثر ذكاء
بعض الاطعمة التي تنعش الدماغ وتجعلك أكثر ذكاء
06:00 ص | 2024-03-18

بعض الاطعمة التي تنعش الدماغ وتجعلك أكثر ذكاء

Business Echoes

اقرأ أيضا في أخبار السياحة والسفر اقرأ أيضا في أخبار السياحة والسفر

لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟
لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟
Travel and Tourism
منذ 16 ساعة

لماذا يجب ضبط مقاعد الطائرات بشكل عامودي خلال الإقلاع والهبوط ؟

المقاعد الأكثر ازعاجاً في الطائرة
المقاعد الأكثر ازعاجاً في الطائرة
Travel and Tourism
09:30 ص | 2024-03-18

المقاعد الأكثر ازعاجاً في الطائرة

الصين تسمح لمواطني هذه الدول بزيارتها دون فيزا
الصين تسمح لمواطني هذه الدول بزيارتها دون فيزا
Travel and Tourism
13:49 م | 2024-03-15

الصين تسمح لمواطني هذه الدول بزيارتها دون فيزا

قرار جديد لـ Airbnb بشأن كاميرات المراقبة داخل المنازل
قرار جديد لـ Airbnb بشأن كاميرات المراقبة داخل المنازل
Travel and Tourism
03:54 ص | 2024-03-13

قرار جديد لـ Airbnb بشأن كاميرات المراقبة داخل المنازل

Business Echoes

آخر الأخبار آخر الأخبار

"الإقتصاد" أوّل وزارة في لبنان تتحوّل الى رقمية
منذ 11 ساعة

"الإقتصاد" أوّل وزارة في لبنان تتحوّل الى رقمية

"الإقتصاد" أوّل وزارة في لبنان تتحوّل الى رقمية
منذ 11 ساعة

"الإقتصاد" أوّل وزارة في لبنان تتحوّل الى رقمية

الذهب يرتفع بحوالي 19 دولاراً
منذ 12 ساعة

الذهب يرتفع بحوالي 19 دولاراً

الذهب يرتفع بحوالي 19 دولاراً
منذ 12 ساعة

الذهب يرتفع بحوالي 19 دولاراً

بعد علاقة استمرت 45 عاماً.. فولفو تنهي ارتباطها بالديزل
منذ 14 ساعة

بعد علاقة استمرت 45 عاماً.. فولفو تنهي ارتباطها بالديزل

بعد علاقة استمرت 45 عاماً.. فولفو تنهي ارتباطها بالديزل
منذ 14 ساعة

بعد علاقة استمرت 45 عاماً.. فولفو تنهي ارتباطها بالديزل

يستخدم الموقع ملفات تعريف الارتباط لتحسين تجربتك. سنفترض أنك موافق على هذا ، ولكن يمكنك إلغاء الاشتراك إذا كنت ترغب في ذلك.
موافق