-A
+A

5 خطوات لضبط نفقات الموظفين أثناء السفر

Business Echoes website logo
5 خطوات لضبط نفقات الموظفين أثناء السفر

تعدّ المطالبات التي يقدّمها الموظفون إلى الشركات لاسترداد نفقاتهم خلال السفر أو العمل عن بعد ثاني أكبر تكلفة يمكن للشركات التحكّم فيها بعد الرواتب. لذلك من المهم أن يكون لدى الشركات إرشادات واضحة حول سفر الموظفين ونفقاتهم، تجنباً للنفقات غير الضرورية، لا سيما وأن المطالبات الاحتيالية باسترداد النفقات تشكل تهديداً لأية شركة، بل إنها قد تترك عواقب مالية كبيرة في حال حدوث خطأ أو عدم اكتشاف مطالبة غير صحيحة.

وربما لا يفهم بعض الموظفين الإجراءات اللازم اتخاذها لتجنّب النفقات غير المتفقة مع لوائح النظام الداخلي للشركة. وفي المقابل، قد لا يرى موظفون آخرون أية مشكلة في وجود شيء من "المبالغة" في المطالبات باسترداد النفقات. لكن المدفوعات المكرّر صرفها أو المُبالَغ فيها أو الوهمية التي تدفعها الشركات لسداد المطالبات باسترداد النفقات، سوف تتراكَم.

لأجل ذلك، ينبغي للشركات الحرص على وضع الإرشادات المؤسسية المناسبة لإدارة النفقات في مختلف الإدارات والأقسام. وينصح جابرييل أندريري المدير التنفيذي لمنطقة جنوب أوروبا والشرق الأوسط وإفريقيا لدى "إس إيه بي كونكر"، الشركات عند وضع السياسات الخاصة بضبط نفقات الموظفين أثناء السفر باتباع النصائح الخمس التالية:

  • 1. تبسيط السياسات وتحديثها باستمرار

يجب أن تبدأ الشركات بوضع سياسة واضحة تحدّد ما يمكن للموظفين المطالبة به وما لا يمكنهم المطالبة به، ويجب وضع القواعد ببساطة، بطريقة يسهُل فهمها ويُتاح لجميع الموظفين الوصول إليها.

ولا بدّ من الحرص على تحديث السياسة بانتظام، فالسياسات سرعان ما تصبح قديمة في ظلّ تغير التشريعات أو التقدّم التقني.

  • 2. تخصيص السياسات بما يحقق العدالة والمرونة

نظرًا لعدم وجود تشابه بين المطالبات باسترداد النفقات، فإن السياسة الجاهزة التي يُزعم بأنها تناسب الجميع ستخلق إزعاجًا، إذ سوف يتعين على بعض الموظفين، مثلًا، البحث لساعات للعثور على فندق أقلّ من الحدّ المسموح به نظرًا لأن السياسة المتبعة في الشركة مأخوذة من منطقة أخرى. لذلك، على الشركات إنشاء سياسات بإصدارات محلية تأخذ في الاعتبار مختلف التكاليف واللوائح التشريعية.

ولا ينبغي أن يكون أي موظف خارج تغطية النفقات إذا كان ينفق بطريقة معقولة، فقليل من المرونة في السياسة مطلوب لاستمرار نجاح الشركة في إدارة هذا المجال، كما أن الموظفين السعداء هم أكثر إنتاجية، ما يزيد من معدل استبقائهم، وهو أحد العناصر الضرورية لنجاح الشركات على المدى الطويل.

  • 3. إشراك الجميع في وضع السياسة

سواء كان الأمر يتعلق بموافقة القيادة العليا أو موافقة المديرين والموظفين، فإن النقاش مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة سيساعد في وضع سياسة مناسبة. وينبغي هنا تحديد المناطق الرمادية والمراجعات التي ستضمن الامتثال للسياسة على امتداد الشركة.

وعندما يتعلق الأمر بسياسات النفقات، فإن الحرص على فهم الموظفين لسبب وجودها سيعني أنهم سيكونون أكثر ميلًا لاتباع السياسة المفروضة.

  • 4. التقنية صديقة للجميع في دعم الامتثال

يمكن للتقنية أن تدعم المديرين من ناحية ضمان الامتثال، فبإمكان حلول الأتمتة الإبلاغ عن المطالبات غير الممتثلة للسياسة، والسماح للموظفين بإبداء ملاحظاتهم، وضمان أن رفض مطالبة ما لن يبدو وكأنه عائد لأسباب شخصية. وتساهم الأتمتة في تحسين جوانب مختلفة من تجربة الموظف وتصل إلى دعم فرق الشؤون المالية لتتبع النفقات والإبلاغ في شأنها بدقة.

فإدارة النفقات لا تقتصر فقط على النظر في الموازنة المالية، إذ تُعدّ الكفاءة والقدرة على التحكّم في التكاليف من الأمور بالغة الأهمية التي تُعين في معرفة المَواطن التي يمكن فيها خفض التكاليف وتعزيز النمو في الأعمال التجارية.

وهنا، لا بدّ من الإشارة إلى أن الإجراءات اليدوية لا تُعتبر فقط طريقة غير فعالة لإدارة نفقات الموظفين ولكنها تمثل صعوبات عندما يتعلق الأمر بالنمو والبقاء في دائرة المنافسة؛ فالإجراءات المؤتمتة التي تقلّل وقت تنفيذ الموظف للمهام الروتينية المتكررة، تتيح قضاء وقت أطول في العمل الاستراتيجي وتحسين الإنتاجية.

  • 5. سرعة السداد

للسداد الفعال لمطالبات استرداد النفقات تأثير كبير في رضا الموظفين ومدى امتثالهم للسياسات.

وقد يكون تقديم المطالبات باسترداد النفقات أمرًا مرهقًا، لا سيما عند سداد مبلغ كبير مقدمًا أو خلال فترات الأعياد التي تزداد الحاجة فيها إلى المال، وقد يزداد هذا الأمر سوءًا عندما يتأخر سداد المبالغ المستحقة.

ولعلّ التحكّم في مطالبات استرداد النفقات أمر معقد، لكن وضع معايير وإجراءات للتحقق يسهّل على الموظفين الامتثال للسياسات ويمكن أن يساعد في تهدئة المشكلات وتبسيط الأمور.

في نهاية المطاف، تجد الشركات أن من المهمّ لها عندما يتعلق الأمر بمطالبات استرداد النفقات تخفيف الخسائر واكتشاف الأخطاء والأنشطة الاحتيالية ومنعها. وما الحرص على وضع المبادئ التوجيهية المناسبة، التي تضمن النفقات المرنة والعادلة، إلاّ الخطوة الأولى في الحفاظ بفاعلية على إدارة النفقات وضمان وضوحها والتحكم فيها.

نذكركم انه بات بإمكانكم متابعة صفحة موقع Business Echoes على إنستغرام من خلال الضغط هنا والتي سيكون محتواها مختلفاً عن المحتوى الذي ننشره على صفحة فايسبوك.

+A
-A
Business Echoes

مقالات مماثلة مقالات مماثلة

8 خطوات تساعد على التخلص من أعباء الديون
8 خطوات تساعد على التخلص من أعباء الديون
03:11 ص | 2022-06-06

8 خطوات تساعد على التخلص من أعباء الديون

لا منصة.. أزمة جوازات السفر اللبنانية تتفاقم
لا منصة.. أزمة جوازات السفر اللبنانية تتفاقم
08:39 ص | 2022-04-28

لا منصة.. أزمة جوازات السفر اللبنانية تتفاقم

صندوق النقد يعلن التوصل إلى اتفاق على مستوى الموظفين مع لبنان
صندوق النقد يعلن التوصل إلى اتفاق على مستوى الموظفين مع لبنان
10:55 ص | 2022-04-07

صندوق النقد يعلن التوصل إلى اتفاق على مستوى الموظفين مع لبنان

الأمن العام يُعلن عن تعديل أسعار جوازات السفر اللبنانية
الأمن العام يُعلن عن تعديل أسعار جوازات السفر اللبنانية
03:41 ص | 2022-02-28

الأمن العام يُعلن عن تعديل أسعار جوازات السفر اللبنانية

Business Echoes

الأكثر قراءة الأكثر قراءة

اليوم
الأسبوع
الشهر
سعر قارورة الغاز بدءاً من 21 حزيران
سعر قارورة الغاز بدءاً من 21 حزيران
03:00 ص | 2022-06-21

سعر قارورة الغاز بدءاً من 21 حزيران

نقداً وبالدولار.. التهافت على شراء السيّارات الجديدة مستمر
نقداً وبالدولار.. التهافت على شراء السيّارات الجديدة مستمر
05:09 ص | 2022-06-20

نقداً وبالدولار.. التهافت على شراء السيّارات الجديدة مستمر

سعر قارورة الغاز بدءاً من 24 حزيران
سعر قارورة الغاز بدءاً من 24 حزيران
03:19 ص | 2022-06-24

سعر قارورة الغاز بدءاً من 24 حزيران

أسعار البنزين والمازوت بدءاً من 21 حزيران
أسعار البنزين والمازوت بدءاً من 21 حزيران
03:00 ص | 2022-06-21

أسعار البنزين والمازوت بدءاً من 21 حزيران

سعر قارورة الغاز بدءاً من 7 حزيران
سعر قارورة الغاز بدءاً من 7 حزيران
07:00 ص | 2022-06-07

سعر قارورة الغاز بدءاً من 7 حزيران

الى حاملي خطوط ألفا.. إليكم لائحة الأسعار الجديدة
الى حاملي خطوط ألفا.. إليكم لائحة الأسعار الجديدة
07:22 ص | 2022-05-27

الى حاملي خطوط ألفا.. إليكم لائحة الأسعار الجديدة

أفضل 8 جامعات في لبنان حالياً
أفضل 8 جامعات في لبنان حالياً
05:28 ص | 2022-06-14

أفضل 8 جامعات في لبنان حالياً

سعر قارورة الغاز بدءاً من 21 حزيران
سعر قارورة الغاز بدءاً من 21 حزيران
03:00 ص | 2022-06-21

سعر قارورة الغاز بدءاً من 21 حزيران

Business Echoes

اقرأ أيضا في أخبار السياحة والسفر اقرأ أيضا في أخبار السياحة والسفر

مطار هيثرو يعاني من تكدس الحقائب
مطار هيثرو يعاني من تكدس الحقائب
Travel and Tourism
07:19 ص | 2022-06-20

مطار هيثرو يعاني من تكدس الحقائب

إعلام من الأمن العام بشأن الباسبورات
إعلام من الأمن العام بشأن الباسبورات
Travel and Tourism
06:22 ص | 2022-06-10

إعلام من الأمن العام بشأن الباسبورات

من اليوم.. تسعيرة هذه المؤسسات بالدولار
من اليوم.. تسعيرة هذه المؤسسات بالدولار
Travel and Tourism
08:34 ص | 2022-06-02

من اليوم.. تسعيرة هذه المؤسسات بالدولار

عاملان أجنبيان وراء السرقة من حقائب المسافرين ​
عاملان أجنبيان وراء السرقة من حقائب المسافرين ​
Travel and Tourism
03:22 ص | 2022-05-30

عاملان أجنبيان وراء السرقة من حقائب المسافرين ​

Business Echoes

آخر الأخبار آخر الأخبار

مؤسسة المياه تُحدد موعد عودة التغذية إلى بيروت ومحيطها
03:22 ص | 2022-06-26

مؤسسة المياه تُحدد موعد عودة التغذية إلى بيروت ومحيطها

مؤسسة المياه تُحدد موعد عودة التغذية إلى بيروت ومحيطها
03:22 ص | 2022-06-26

مؤسسة المياه تُحدد موعد عودة التغذية إلى بيروت ومحيطها

سعر صرف الدولار في السوق السوداء في 25 حزيران
03:01 ص | 2022-06-25

سعر صرف الدولار في السوق السوداء في 25 حزيران

سعر صرف الدولار في السوق السوداء في 25 حزيران
03:01 ص | 2022-06-25

سعر صرف الدولار في السوق السوداء في 25 حزيران

سعر دولار Sayrafa في 24 حزيران
11:10 ص | 2022-06-24

سعر دولار Sayrafa في 24 حزيران

سعر دولار Sayrafa في 24 حزيران
11:10 ص | 2022-06-24

سعر دولار Sayrafa في 24 حزيران

يستخدم الموقع ملفات تعريف الارتباط لتحسين تجربتك. سنفترض أنك موافق على هذا ، ولكن يمكنك إلغاء الاشتراك إذا كنت ترغب في ذلك.
موافق